Menyusun susunan acara gathering perusahaan yang rapi adalah setengah dari keberhasilan acaranya. Sebagai event organizer yang menangani 100+ acara korporat selama 10+ tahun, kami merangkum 5 contoh rundown yang paling sering kami eksekusi — dari gathering indoor setengah hari sampai outing 2 hari 1 malam — lengkap dengan prinsip penyusunannya, ide games, dan kesalahan yang paling sering terjadi.
3 Prinsip Sebelum Menyusun Rundown
- Tujuan dulu, format kemudian. Gathering untuk apresiasi karyawan beda susunannya dengan gathering untuk membaurkan divisi yang baru merger. Tetapkan satu tujuan utama, semua sesi harus mendukungnya.
- Kelola kurva energi. Energi peserta naik di awal, turun setelah makan, dan bisa dinaikkan lagi dengan games atau hiburan. Jangan taruh sambutan panjang setelah ISHOMA — itu jam tidur massal.
- Selalu sisakan buffer. Acara hampir selalu molor 10-20 menit. Rundown profesional menyisipkan buffer tiap 2 jam, sehingga molornya terserap tanpa memotong sesi penting.
1. Rundown Gathering Indoor (Setengah Hari, 3-4 Jam)
Format paling umum: di ballroom hotel, function hall, atau kantor sendiri. Cocok untuk 50-300 orang.
| Waktu | Kegiatan |
|---|---|
| 13.00–13.30 | Registrasi, welcome drink, musik ambience |
| 13.30–13.45 | Pembukaan MC + ice breaking singkat |
| 13.45–14.00 | Sambutan manajemen (maksimal 2 orang, @5-7 menit) |
| 14.00–15.00 | Aktivitas utama: games kelompok / talkshow internal |
| 15.00–15.20 | Coffee break + buffer |
| 15.20–16.10 | Hiburan (band/talent) + doorprize sesi 1 |
| 16.10–16.40 | Awarding karyawan / momen apresiasi |
| 16.40–17.00 | Doorprize utama, foto bersama, penutup |
Mau salah satu rundown di atas disesuaikan untuk gathering kantor Anda? Kirim jumlah peserta dan tanggal acara, tim kami siapkan susunan acara lengkap + estimasi budget, gratis.
2. Rundown Family Day / Family Gathering (Seharian, Outdoor)
Melibatkan keluarga karyawan — kuncinya: aktivitas paralel untuk anak dan dewasa, dan mulai pagi sebelum panas.
| Waktu | Kegiatan |
|---|---|
| 06.30–07.30 | Kumpul & keberangkatan / registrasi di lokasi |
| 07.30–08.00 | Senam bersama / fun aerobic pembuka |
| 08.00–08.15 | Pembukaan MC + sambutan singkat manajemen |
| 08.15–10.30 | Fun games kelompok dewasa · kids corner paralel untuk anak |
| 10.30–11.30 | Lomba keluarga (estafet, tarik tambang, dll.) |
| 11.30–13.00 | ISHOMA + hiburan akustik saat makan |
| 13.00–14.30 | Panggung hiburan: band, kuis, doorprize bertahap |
| 14.30–15.00 | Grand prize, foto bersama, penutupan |
3. Rundown Town Hall + Gathering Malam
Format favorit perusahaan: sesi resmi dulu (paparan manajemen), lalu cair di sesi malam. Biasanya di ballroom hotel, 3-5 jam.
| Waktu | Kegiatan |
|---|---|
| 15.30–16.00 | Registrasi + coffee corner |
| 16.00–17.30 | Town hall: paparan direksi, Q&A dengan moderator |
| 17.30–18.30 | Break, sholat, ganti suasana panggung (re-set stage) |
| 18.30–19.30 | Makan malam + hiburan akustik |
| 19.30–20.30 | Games interaktif antar-divisi + doorprize |
| 20.30–21.00 | Awarding, foto bersama, penutup |
4. Rundown Gala Dinner & Awarding Night
Paling formal — detail protokoler dan tata cahaya menentukan kesan. Undangan biasanya 19.00, acara efektif 3 jam.
| Waktu | Kegiatan |
|---|---|
| 18.30–19.15 | Registrasi, photobooth, welcome drink |
| 19.15–19.30 | Opening performance (dance/video mapping) + MC |
| 19.30–19.45 | Sambutan direksi + toast pembuka |
| 19.45–20.45 | Dinner + hiburan panggung (band/orkestra) |
| 20.45–21.30 | Awarding utama (3-5 kategori, video profil nominee) |
| 21.30–22.00 | Grand doorprize, penampilan penutup, foto bersama |
5. Rundown Acara Gathering 2 Hari 1 Malam (Outing)
Rundown acara gathering 2 hari 1 malam idealnya: hari pertama untuk perjalanan, team building outdoor, dan malam keakraban (BBQ + awarding); hari kedua cukup sesi santai dan refleksi sebelum kembali. Destinasi favorit dari Jakarta: Puncak, Bandung, atau Anyer.
| Waktu | Kegiatan |
|---|---|
| Hari 1 · 07.00 | Berangkat dari kantor (games ringan di bus) |
| 10.30–12.00 | Check-in, pembagian kamar, makan siang |
| 13.00–17.00 | Team building outdoor: pos-pos games kelompok |
| 19.00–22.00 | BBQ dinner + api unggun / organ tunggal + awarding games |
| Hari 2 · 07.00 | Sarapan + senam ringan |
| 09.00–11.00 | Sesi santai: refleksi tim / games penutup / waktu bebas |
| 11.00–12.00 | Check-out, makan siang, kembali ke Jakarta |
10 Ide Games Gathering yang Selalu Berhasil
Butuh lebih banyak pilihan? Lihat 25 ide games team building indoor lengkap dengan tabel pemilihan dan tips fasilitasi.
- Estafet karet sedotan — klasik, murah, selalu ramai (indoor/outdoor)
- Cerdas cermat antar-divisi — soal seputar perusahaan, seru dan membangun bonding
- Amazing race mini — pos-pos tantangan tersebar di venue
- Tebak lagu potong intro — cepat, semua umur bisa ikut
- Balon berpasangan — jalan menjepit balon tanpa jatuh
- Flash mob dadakan per divisi — latihan 15 menit, tampil 1 menit
- Tarik tambang — wajib family day, final antar-divisi
- Kursi musik versi kelompok — dengan tantangan di tiap ronde
- Scavenger hunt foto — daftar misi foto kreatif, dinilai juri
- Kuis interaktif via HP (Kahoot/Mentimeter) — untuk audiens besar di ballroom
5 Kesalahan yang Paling Sering Kami Temui
- Sambutan terlalu banyak dan panjang. Batasi 2 orang, masing-masing 5-7 menit. Sisanya bisa lewat video.
- Tidak ada buffer waktu. Satu sesi molor, semua sesi setelahnya terpotong — biasanya yang dikorbankan justru doorprize dan hiburan.
- Games sebelum makan siang terlalu berat. Peserta lapar = partisipasi rendah. Taruh aktivitas fisik utama di pagi hari.
- Doorprize dihabiskan sekaligus. Sebar bertahap — itu alat menjaga peserta bertahan sampai akhir.
- Panitia internal ikut jadi peserta. Tanpa pembagian peran jelas (atau tanpa EO), panitia sibuk teknis dan tidak menikmati acaranya sendiri.
Checklist H-7 Sebelum Gathering
- Konfirmasi final jumlah peserta ke venue & katering
- Kunci rundown dengan semua pengisi acara dan MC
- Gladi teknis di lokasi (sound, mic, proyektor/LED) — bukan cuma gladi konten
- Siapkan rencana cadangan cuaca untuk acara outdoor
- Tetapkan satu grup komunikasi hari-H berisi pengambil keputusan saja
Ingin gathering yang panitianya juga bisa ikut menikmati? Truevindo menangani gathering, family day, town hall, dan gala dinner dalam satu tim — konsep, produksi panggung, games, sampai eksekusi hari-H. Konsultasi dan estimasi anggaran gratis.
Merencanakan seminar atau workshop? Lihat contoh susunan acara seminar. Menyusun acara akhir tahun? Lihat susunan acara year end party kantor. Merencanakan acara yang lebih formal? Lihat susunan acara gala dinner & awarding night. Butuh Event Organizer Jakarta untuk mengeksekusi rundown di atas? Pelajari juga layanan kami di Jakarta Selatan dan area Jabodetabek lainnya.
Referensi: konsep dasar team building.