Berapa lama durasi ideal gathering perusahaan?

Gathering indoor efektif 3-4 jam, family day seharian 6-8 jam, dan outing 2 hari 1 malam. Lebih panjang dari itu energi peserta turun — lebih baik padat dan berkesan daripada panjang dan melelahkan.

Kapan waktu terbaik mengadakan gathering kantor?

Hari Jumat siang-sore atau Sabtu pagi paling banyak dipilih. Hindari Senin dan akhir bulan (beban kerja tinggi). Untuk family day, Sabtu atau Minggu pagi sebelum jam 8 dimulai persiapannya agar tidak kepanasan.

Apa saja yang harus ada di rundown gathering?

Minimal: registrasi, pembukaan MC, sambutan manajemen (maksimal 2 orang), ice breaking, aktivitas utama atau games, ISHOMA, hiburan, doorprize, dokumentasi bersama, dan penutup. Sisakan buffer 10-15 menit tiap 2 jam untuk molornya acara.

Apakah gathering perusahaan perlu event organizer?

Untuk gathering di bawah 50 orang, panitia internal biasanya cukup. Di atas 100 orang atau melibatkan produksi panggung, sound, dan vendor luar, event organizer membuat panitia bisa ikut menikmati acara alih-alih sibuk mengurus teknis.

Truevindo

Panduan Praktis

Contoh Susunan Acara Gathering Perusahaan: 5 Rundown Siap Pakai

Menyusun susunan acara gathering perusahaan yang rapi adalah setengah dari keberhasilan acaranya. Sebagai event organizer yang menangani 100+ acara korporat selama 10+ tahun, kami merangkum 5 contoh rundown yang paling sering kami eksekusi — dari gathering indoor setengah hari sampai outing 2 hari 1 malam — lengkap dengan prinsip penyusunannya, ide games, dan kesalahan yang paling sering terjadi.

3 Prinsip Sebelum Menyusun Rundown

Tujuan dulu, format kemudian. Gathering untuk apresiasi karyawan beda susunannya dengan gathering untuk membaurkan divisi yang baru merger. Tetapkan satu tujuan utama, semua sesi harus mendukungnya.
Kelola kurva energi. Energi peserta naik di awal, turun setelah makan, dan bisa dinaikkan lagi dengan games atau hiburan. Jangan taruh sambutan panjang setelah ISHOMA — itu jam tidur massal.
Selalu sisakan buffer. Acara hampir selalu molor 10-20 menit. Rundown profesional menyisipkan buffer tiap 2 jam, sehingga molornya terserap tanpa memotong sesi penting.

1. Rundown Gathering Indoor (Setengah Hari, 3-4 Jam)

Format paling umum: di ballroom hotel, function hall, atau kantor sendiri. Cocok untuk 50-300 orang.

Waktu	Kegiatan
13.00–13.30	Registrasi, welcome drink, musik ambience
13.30–13.45	Pembukaan MC + ice breaking singkat
13.45–14.00	Sambutan manajemen (maksimal 2 orang, @5-7 menit)
14.00–15.00	Aktivitas utama: games kelompok / talkshow internal
15.00–15.20	Coffee break + buffer
15.20–16.10	Hiburan (band/talent) + doorprize sesi 1
16.10–16.40	Awarding karyawan / momen apresiasi
16.40–17.00	Doorprize utama, foto bersama, penutup

2. Rundown Family Day / Family Gathering (Seharian, Outdoor)

Melibatkan keluarga karyawan — kuncinya: aktivitas paralel untuk anak dan dewasa, dan mulai pagi sebelum panas.

Waktu	Kegiatan
06.30–07.30	Kumpul & keberangkatan / registrasi di lokasi
07.30–08.00	Senam bersama / fun aerobic pembuka
08.00–08.15	Pembukaan MC + sambutan singkat manajemen
08.15–10.30	Fun games kelompok dewasa · kids corner paralel untuk anak
10.30–11.30	Lomba keluarga (estafet, tarik tambang, dll.)
11.30–13.00	ISHOMA + hiburan akustik saat makan
13.00–14.30	Panggung hiburan: band, kuis, doorprize bertahap
14.30–15.00	Grand prize, foto bersama, penutupan

3. Rundown Town Hall + Gathering Malam

Format favorit perusahaan: sesi resmi dulu (paparan manajemen), lalu cair di sesi malam. Biasanya di ballroom hotel, 3-5 jam.

Waktu	Kegiatan
15.30–16.00	Registrasi + coffee corner
16.00–17.30	Town hall: paparan direksi, Q&A dengan moderator
17.30–18.30	Break, sholat, ganti suasana panggung (re-set stage)
18.30–19.30	Makan malam + hiburan akustik
19.30–20.30	Games interaktif antar-divisi + doorprize
20.30–21.00	Awarding, foto bersama, penutup

4. Rundown Gala Dinner & Awarding Night

Paling formal — detail protokoler dan tata cahaya menentukan kesan. Undangan biasanya 19.00, acara efektif 3 jam.

Waktu	Kegiatan
18.30–19.15	Registrasi, photobooth, welcome drink
19.15–19.30	Opening performance (dance/video mapping) + MC
19.30–19.45	Sambutan direksi + toast pembuka
19.45–20.45	Dinner + hiburan panggung (band/orkestra)
20.45–21.30	Awarding utama (3-5 kategori, video profil nominee)
21.30–22.00	Grand doorprize, penampilan penutup, foto bersama

5. Rundown Outing / Gathering 2 Hari 1 Malam

Untuk team building yang lebih dalam — biasanya ke Puncak, Bandung, atau Anyer dari Jakarta.

Waktu	Kegiatan
Hari 1 · 07.00	Berangkat dari kantor (games ringan di bus)
10.30–12.00	Check-in, pembagian kamar, makan siang
13.00–17.00	Team building outdoor: pos-pos games kelompok
19.00–22.00	BBQ dinner + api unggun / organ tunggal + awarding games
Hari 2 · 07.00	Sarapan + senam ringan
09.00–11.00	Sesi santai: refleksi tim / games penutup / waktu bebas
11.00–12.00	Check-out, makan siang, kembali ke Jakarta

10 Ide Games Gathering yang Selalu Berhasil

Estafet karet sedotan — klasik, murah, selalu ramai (indoor/outdoor)
Cerdas cermat antar-divisi — soal seputar perusahaan, seru dan membangun bonding
Amazing race mini — pos-pos tantangan tersebar di venue
Tebak lagu potong intro — cepat, semua umur bisa ikut
Balon berpasangan — jalan menjepit balon tanpa jatuh
Flash mob dadakan per divisi — latihan 15 menit, tampil 1 menit
Tarik tambang — wajib family day, final antar-divisi
Kursi musik versi kelompok — dengan tantangan di tiap ronde
Scavenger hunt foto — daftar misi foto kreatif, dinilai juri
Kuis interaktif via HP (Kahoot/Mentimeter) — untuk audiens besar di ballroom

5 Kesalahan yang Paling Sering Kami Temui

Sambutan terlalu banyak dan panjang. Batasi 2 orang, masing-masing 5-7 menit. Sisanya bisa lewat video.
Tidak ada buffer waktu. Satu sesi molor, semua sesi setelahnya terpotong — biasanya yang dikorbankan justru doorprize dan hiburan.
Games sebelum makan siang terlalu berat. Peserta lapar = partisipasi rendah. Taruh aktivitas fisik utama di pagi hari.
Doorprize dihabiskan sekaligus. Sebar bertahap — itu alat menjaga peserta bertahan sampai akhir.
Panitia internal ikut jadi peserta. Tanpa pembagian peran jelas (atau tanpa EO), panitia sibuk teknis dan tidak menikmati acaranya sendiri.

Checklist H-7 Sebelum Gathering

Konfirmasi final jumlah peserta ke venue & katering
Kunci rundown dengan semua pengisi acara dan MC
Gladi teknis di lokasi (sound, mic, proyektor/LED) — bukan cuma gladi konten
Siapkan rencana cadangan cuaca untuk acara outdoor
Tetapkan satu grup komunikasi hari-H berisi pengambil keputusan saja

Ingin gathering yang panitianya juga bisa ikut menikmati? Truevindo menangani gathering, family day, town hall, dan gala dinner dalam satu tim — konsep, produksi panggung, games, sampai eksekusi hari-H. Konsultasi dan estimasi anggaran gratis.

Konsultasi Gratis via WhatsApp

Butuh Event Organizer Jakarta untuk mengeksekusi rundown di atas? Pelajari juga layanan kami di Jakarta Selatan dan area Jabodetabek lainnya.